PENGGANDAAN DOKUMEN

Penggandaan Dokumen

Pengertian :

§  Menurut KBBI Balai Pustaka, penggandaan yaitu proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuat menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

Jenis-jenis dokumen :

§  Dilihat dari segi pemakaiannya

1.      Dokumen Pribadi

2.      Dokumen Niaga

3.      Dokumen Sejarah

4.      Dokumen Pemerintah

§  Dilihat dari segi kegunaannya

1.      Nilai Penerangannya

2.      Nilai Yuridis

3.      Nilai Perdagangan

4.      Nilai Historis

§  Dilihat dari sumbernya

1.      Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah

2.      Dokumen yang bersumber dari swasta

3.      Dokumen yang bersumber dari kontak dagang

4.      Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran

5.      Dokumen yang bersumber dari perseorangan

§  Dilihat dari segi fungsinya

1.      Dokumen Dinamis

2.      Dokumen Aktif

3.      Dokumen Semi Aktif

4.      Dokumen Inaktif

5.      Dokumen Statis

§  Dilihat dari segi penelitian

1.      Dokumen Primer

2.      Dokumen Sekunder

3.      Dokumen Tersier

§  Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk

1.      Dokumen Literal

2.      Dokumen Korporal

3.      Dokumen Privat





Fungsi penggandaan bagi suatu kantor

1.      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin.

2.      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya.

3.      Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan.

4.      Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.

5.      Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.



Macam-macam alat pengganda dokumen

1.      Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muata listrik statis.



§  Teknik operasional dari mesin fotocopy melibatkan 3 bagian utama, yaitu :

1.     Bagian bak kertas kosong

2.     Bagian mesin pemroses

3.     Bagian bak penampung hasil



2.      Mesin Stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “Kertas Master” yang disebut sheet stensil.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)    Mesin Stensil Manual

Ciri-ciri mesin stensil manual :

1.     Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia

2.     Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3.     Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam

4.     Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stensil cutter sebagai sheet master

5.     Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio



b)    Mesin Stensil Spiritus

Ciri-ciri mesin stensil spiritus :

1.     Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia (manual)

2.     Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3.     Menggunakan master paper

4.     Penggandaan menggunakan kertas folio

5.     Pencetakan menggunakan cairan pelarut alcohol





3.      Risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan. Populernya, mesin Risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan computer.

4.      Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.

Macam-macam mesin offset :

a.     Offset Kecil

Bentuknya kecil dengan kemampuanmencetak maksimal pada kertas ukuran A3 (297 420 mm).

b.    Offset Sedang

Bentuknya lebih besar dan mampu mencetak kertas ukuran double folio. Karena bentuknya agak besar , mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas meja (desktop) seperti mini offset.

c.      Offset Besar

Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841x594mm) dan A0 (1189x841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar.